Erreichbarkeitssystem für KMU

Damit wichtige Anfragen nicht mehr liegen bleiben.

Das Salesmatik-Erreichbarkeitssystem nimmt Anfragen strukturiert auf, leitet sie weiter und dokumentiert den nächsten Schritt.

Bürotelefon mit mehreren verpassten Anrufen neben einem Bildschirm, auf dem eingehende Anrufe strukturiert erfasst und weitergeleitet werden.
KI-generierte Darstellung
Der Arbeitsalltag

Ein verpasster Anruf endet selten beim Auflegen.

  • Der Anruf erreicht niemanden.
  • Das Anliegen wird nur unvollständig notiert.
  • Rückruf und Zuständigkeit bleiben ungeklärt.

So gehen nicht nur Anrufe, sondern auch Aufträge und Vertrauen verloren.

Potenzial sichtbar machen

Was verpasste Anfragen kosten können.

Nicht jede Anfrage wird zum Auftrag. Trotzdem kann bereits eine kleine Zahl nicht bearbeiteter Anfragen spürbares Umsatzpotenzial kosten. Berechnen Sie eine unverbindliche Orientierung für Ihr Unternehmen.

5

Anfragen, aus denen grundsätzlich ein Auftrag entstehen könnte.

30 %

Wie viele relevante Anfragen werden normalerweise zu einem Auftrag?

1.500 €

Der durchschnittliche Umsatz eines gewonnenen Auftrags.

Unverbindliche Orientierung

Potenziell nicht realisierter Umsatz pro Monat

– €
Auf ein Jahr hochgerechnet: – €
Erreichbarkeit in der Demo prüfen

Die Berechnung basiert ausschließlich auf Ihren Angaben und stellt keine Umsatz- oder Erfolgsgarantie dar.

So funktioniert es

Vom Anruf zum verbindlichen nächsten Schritt.

01

Anruf annehmen

Das Anliegen wird zuverlässig aufgenommen.

02

Anliegen erfassen

Kontaktdaten, Grund des Anrufs und Dringlichkeit werden strukturiert festgehalten.

03

Weiterleiten oder Rückruf anlegen

Der Anruf wird passend übergeben oder als verbindliche Rückrufaufgabe dokumentiert.

04

Vorgang dokumentieren

Die zuständige Person erhält eine verständliche Zusammenfassung und den nächsten Schritt.

Leistungen

Ein verlässliches Kernsystem, sinnvoll erweiterbar.

Kernsystem

In jedem Erreichbarkeitssystem enthalten.

  • Strukturierte Anrufannahme
  • Erfassung des Anliegens
  • Weiterleitung oder Rückrufaufgabe
  • Verständliche Zusammenfassung
  • Dokumentierter nächster Schritt

Optionale Module

Je nach Bedarf ergänzbar.

  • CRM-Eintrag
  • Terminbuchung
  • Automatisierte Erinnerungen
  • Follow-up-Abläufe
  • Individuelle Integrationen

Die optionalen Module sind nicht automatisch in jedem Paket enthalten. Sie werden je nach Anforderung ergänzt.

Vorher und nachher

Was sich im Ablauf verändert.

Heute
  • Anrufe landen bei wechselnden Personen
  • Informationen stehen auf Zetteln oder in privaten Notizen
  • Rückrufe hängen vom Gedächtnis Einzelner ab
  • Verantwortlichkeiten bleiben unklar
Mit dem Erreichbarkeitssystem
  • Jedes Anliegen wird strukturiert aufgenommen
  • Zuständigkeit und nächster Schritt sind sichtbar
  • Rückrufe werden verbindlich dokumentiert
  • Informationen bleiben im bestehenden Arbeitsablauf verfügbar
Schlüsselfertig eingeführt

Sie geben den Ablauf vor. Wir kümmern uns um die Umsetzung.

Sie erhalten keinen Telefonassistenten, den Sie selbst konfigurieren müssen. Salesmatik nimmt Ihre bestehenden Abläufe auf, entwickelt die passende Gesprächs- und Weiterleitungslogik, richtet das System ein und testet es mit realistischen Situationen.

Anschließend übergeben wir Ihrem Team einen verständlich dokumentierten Prozess und bleiben im laufenden Betrieb Ihr persönlicher Ansprechpartner.

01

Abläufe und Anforderungen aufnehmen

02

Gesprächs- und Weiterleitungslogik entwickeln

03

Telefonie und Schnittstellen einrichten

04

Reale Anrufsituationen testen

05

Dokumentiert übergeben und laufend betreuen

Für Sie bleibt der Aufwand überschaubar: Sie liefern Informationen, Zuständigkeiten und Freigaben. Salesmatik übernimmt Prozessdesign, Einrichtung, Tests, Dokumentation und laufende Betreuung.

Bitkom Akademie
Zertifikat
Volkan Oranbay
hat die Prüfung im Seminar
KI-Compliance-Beauftragter
erfolgreich bestanden.
Bitkom Akademie · Prüfung bestanden · 2026
Datenschutz & KI

Verantwortungsvoll geplant und sauber umgesetzt.

Zugriffsrechte, Datenflüsse und Dokumentation werden bereits bei der Einrichtung berücksichtigt. Kommt künstliche Intelligenz zum Einsatz, beziehen wir die relevanten Datenschutz- und Compliance-Anforderungen von Beginn an ein.

KI-Compliance-Beauftragter · Bitkom Akademie · Prüfung bestanden 2026
Eignung

Für wen das System geeignet ist.

Geeignet für Unternehmen, bei denen
  • regelmäßig Kunden und Interessenten anrufen
  • Mitarbeitende nicht jeden Anruf direkt annehmen können
  • Rückrufe zuverlässig organisiert werden müssen
  • Informationen heute an mehreren Stellen landen
  • bestehende Telefonie und Systeme weitergenutzt werden sollen
Weniger geeignet, wenn
  • kaum eingehende Anrufe entstehen
  • keine verbindlichen Rückrufprozesse gewünscht sind
  • das System ohne Anpassung oder interne Zuständigkeit laufen soll
Preis

Ein vollständig eingerichtetes System mit persönlicher Betreuung.

Erreichbarkeitssystem

Schlüsselfertig eingerichtet, getestet und laufend betreut.

Einführung & Einrichtungeinmalig 1.490 €
Betrieb & persönliche Betreuung449 € / Monat
Besondere Integrationennach Aufwand
In der Einführung enthalten
  • Aufnahme des bestehenden Telefonprozesses
  • Individuelle Gesprächs- und Weiterleitungslogik
  • Einrichtung der Rufnummernsteuerung
  • Konfiguration des Erreichbarkeitssystems
  • Tests mit realistischen Anrufen
  • Dokumentation und Übergabe
Monatlich enthalten
  • Laufender technischer Betrieb
  • Persönlicher First-Level-Support
  • Überwachung der Gesprächsqualität
  • Anpassung vereinbarter Antworten und Abläufe
  • Koordination technischer Themen
  • Laufende Optimierung im vereinbarten Umfang

Ein persönlicher Ansprechpartner begleitet die Einführung und den laufenden Betrieb.

Gesprächsvolumen, mögliche Nutzungskosten und der Umfang zusätzlicher Anpassungen werden im individuellen Angebot transparent ausgewiesen.

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FAQ

Häufige Fragen.

Können wir unsere bestehende Telefonnummer behalten?
Ja. Ihre bestehende Rufnummer bleibt erhalten. Die Anrufe werden über eine Weiterleitung an das Erreichbarkeitssystem übergeben. Für Ihre Kunden ändert sich die bekannte Telefonnummer nicht.
Wann wird ein Anruf weitergeleitet?
Das legen wir gemeinsam bei der Einrichtung fest. Eine Weiterleitung kann zum Beispiel vom Anliegen, von der zuständigen Person, von der Verfügbarkeit oder von den Geschäftszeiten abhängen. Das System kann als erste Anlaufstelle, bei hoher Auslastung oder dann übernehmen, wenn in Ihrem Team niemand abnimmt.
Was passiert, wenn das Anliegen nicht eindeutig ist?
Das System fragt die vereinbarten Informationen ab. Bleibt ein Anliegen unklar oder passt es nicht zum festgelegten Ablauf, wird der Anruf nach den definierten Regeln weitergeleitet oder für die menschliche Nachbearbeitung dokumentiert.
Wie werden Rückrufe dokumentiert?
Die erfassten Kontaktdaten, das Anliegen und die Gesprächszusammenfassung werden dem Anruf zugeordnet. Daraus entsteht ein nachvollziehbarer Vorgang für den nächsten Schritt. Je nach vereinbarter Einrichtung kann die zuständige Person zusätzlich per E-Mail informiert oder der Vorgang an ein angebundenes System übergeben werden.
Wie werden Datenschutz und KI-Einsatz berücksichtigt?
Bei der Einrichtung legt Salesmatik fest, welche Daten benötigt werden, wer darauf zugreifen darf und wie lange sie aufbewahrt werden. Die eingesetzte Plattform verarbeitet und speichert die Daten nach Angaben des technischen Anbieters innerhalb der EU. Audioaufnahmen, Transkripte und Gesprächsinhalte werden laut Anbieter nicht zum Training oder zur Feinabstimmung von Modellen verwendet. Der konkrete Ablauf wird für Ihr Unternehmen dokumentiert.
Wie lange dauert die Einrichtung?
In der Regel dauert die vollständige Einrichtung ein bis zwei Wochen. Der genaue Zeitraum hängt vom gewünschten Gesprächsablauf, den Weiterleitungen und den vereinbarten Integrationen ab. Vor dem Start stimmen wir Ablauf und Zeitplan gemeinsam ab.
Demo des Erreichbarkeitssystems

Sehen Sie, wie aus einem Anruf ein verbindlicher nächster Schritt wird.

In der Demo betrachten wir Ihre aktuelle Erreichbarkeit und zeigen, wie der Ablauf für Ihr Unternehmen aufgebaut werden kann.

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